L'amélioration continue et ses outils

La PAQS promeut l’utilisation de la méthodologie de l’amélioration afin d’améliorer la qualité dans les institutions. Cette première fiche pratique vous permet ainsi de découvrir ce que comprend cette méthodologie basée sur le modèle pour l’amélioration et ses trois questions fondamentales :

• Que tentons-nous d’accomplir ?
• Comment saurons-nous si un changement est bien une amélioration ?
• Quels changements pouvons-nous apporter qui donneront lieu à une amélioration ?

Une des premières étapes à tout projet d’amélioration est de comprendre ce qui ne va pas et ce que l’on souhaite améliorer. Dès lors, le diagramme de cause à effet est un outil organisationnel qui aide les équipes à explorer et à afficher les nombreuses causes qui contribuent à un certain effet ou résultat qui pose problème. Le diagramme permet ainsi de :

• Déterminer l’ensemble des causes
• Avoir une vision globale d’un phénomène
• Déterminer de façon pertinente des leviers pour agir et améliorer la situation

La fiche pratique vous explique comment créer ce diagramme et compléter les cinq catégories de causes : matière, main-d’œuvre, milieu, matériel et méthodes. Un modèle à remplir est également proposé.

Une fois que vous avez analysé les causes profondes de votre problème et identifié des pistes d’amélioration, il est temps pour vous de développer un projet d’amélioration. La fiche projet en dix questions que nous vous proposons à la PAQS permet de construire votre feuille de route et d’évaluer la viabilité de votre projet mais aussi sa faisabilité.

De quoi s’agit-il exactement ? Quel objectif vise-t-on ? A quels risques pourrions-nous être confrontés ? Voici trois des dix questions auxquelles il faut penser avant d’obtenir l’accord de la direction et de déterminer ensuite la planification précise des actions. Découvrez les sept autres questions dans la fiche pratique ! 

Un outil complémentaire à la fiche projet qui permet de déterminer les actions à mettre en place pour atteindre l’objectif visé est le driver diagramme. Malgré son nom un peu farfelu, il est l’outil principal et le plus puissant de la méthodologie de l’amélioration (et le préféré de l’équipe de la PAQS – oui oui !). 

A développer avec votre équipe, il contribue à faire en sorte que les idées de changement aient une relation avec l’objectif. Les drivers diagrammes sont dynamiques et peuvent évoluer au cours du projet.

Si vous êtes curieux de savoir comment créer ce diagramme, parcourez la fiche pratique et décortiquez cet outil étape par étape. 

Un doute ? Une question ? Besoin d’aide ? Pas de panique, nous sommes là pour vous aider à développer votre driver diagramme.

Cet outil n’est pas inconnu au bataillon pour ceux qui ont l’habitude de faire de la gestion de projet. En effet, le diagramme de Gantt représente graphiquement l'intégralité des tâches composant un projet d’amélioration de son début jusqu'à sa fin.

En d’autres mots, il permet de répondre aux questions suivantes : Qui fait quoi ? À quel moment ? Et sur quelle durée ? 

En plus de la fiche pratique, nous vous proposons également un template sous format Excel (découvrez le ci-dessous dans les ressources additionnelles) pour construire votre plan d’action Gantt détaillé. D’autres logiciels et outils existent également. Utilisez ce qui convient le mieux à votre manière de travailler.

Comment savoir si les changements que vous mettez en place mènent bien à une amélioration ? Pour le savoir, il vous faut définir des indicateurs. En effet, mesurer permet de voir l’impact de vos actions sur l’objectif que vous souhaitez atteindre.

Quel indicateur faut-il choisir ? Comment bien le définir ? Et surtout n’oublions pas le processus de collecte de cet indicateur. Posez-vous les bonnes questions. Dois-je rédiger intégralement un nouveau protocole de mesure ? Faut-il collaborer avec le service informatique ? Faut-il adapter le protocole de collecte existant pour que l’indicateur réponde à votre objectif ? Plongez dans le monde des indicateurs au service de l’amélioration continue grâce à la fiche pratique qui vous explique tout cela.

Nous vous proposons également une vidéo explicative des types d’indicateurs qualité au service de l’amélioration continue  à visionner ici.​

Vos indicateurs de résultat, de processus et de balance sont définis ? Parfait, il est temps maintenant d’injecter vos données dans un run chart. L'amélioration continue vise à faire changer les choses ! Encoder vos données au fil du temps est important parce qu'elles permettent d'évaluer objectivement les changements que vous testez dans vos projets d'amélioration. Votre meilleur ami devient le run chart.

Compléter un run chart n’est pas difficile grâce au template Excel que vous fournit la PAQS (découvrez le ci-dessous dans les ressources additionnelles), en revanche l’interprétation du run chart s’avère un exercice minutieux. Cette dernière fiche pratique vous rappelle ces quatre règles et détaille ce qu’est le run chart, pourquoi l’utiliser et comment l’interpréter. Nous vous proposons également deux vidéos explicatives.

• La première vous explique comment compléter le template graphique run chart sur Excel fourni par la PAQS :   Regarder la vidéo 
• La deuxième permet de visualiser les quatre règles du run chart à interpréter dans vos graphiques :  Regarder la vidéo 

Nous restons bien évidemment à votre disposition pour interpréter vos run charts en un coup d’œil !