Essentiële tools voor continue verbetering

Het PAQS promoot het gebruik van de methodologie voor continue verbetering om de kwaliteit in instellingen te verbeteren. Deze eerste praktische fiche laat je kennismaken met wat deze methodologie inhoudt, gebaseerd op het model voor verbetering en zijn drie fundamentele vragen:

• Wat proberen we te bereiken?
• Hoe weten we of een verandering een verbetering is?
• Welke veranderingen kunnen we invoeren die tot een verbetering zullen leiden?

Één van de eerste stappen in elk verbeterproject is begrijpen wat er misgaat en wat je precies wil verbeteren. Het oorzaak en gevolg diagram is een organisatorisch hulpmiddel dat teams helpt bij het verkennen en weergeven van de vele oorzaken die bijdragen aan een bepaald problematisch effect of resultaat. Het diagram kan worden gebruikt om:

• Alle oorzaken van een probleem te identificeren
• Een globaal beeld te hebben van een probleem
• Relevante hefbomen voor actie te bepalen om de situatie te verbeteren

De praktische fiche legt uit hoe je zo’n diagram opstelt en hoe je de vijf categorieën van oorzaken aanvult: mens, personeel, milieu, materiaal en methoden. Er is hieronder ook een model beschikbaar dat je zelf kunt invullen.

Eens je de diepere oorzaken van je probleem hebt geanalyseerd en mogelijke verbeteracties hebt geïdentificeerd, is het tijd om een verbeterproject uit te werken. De projectfiche in tien vragen die het PAQS aanbiedt, helpt je om je draaiboek op te stellen, de haalbaarheid van je project te beoordelen én de uitvoerbaarheid ervan in te schatten.

Waar gaat het precies over? Wat willen we bereiken? Met welke risico’s moeten we rekening houden? Dit zijn drie van de tien vragen die je moet overwegen voordat je de goedkeuring van het management krijgt en vervolgens overgaat tot een concrete planning van de acties. Ontdek de zeven andere vragen in de praktische fiche!

Een aanvullend tool op de projectfiche om te bepalen welke acties nodig zijn om de doelstelling van je project te bereiken, is het driver diagram. Ondanks zijn ietwat bijzondere naam is dit het krachtigste en belangrijkste tool binnen de methodologie voor verbetering (en het favoriete tool van het PAQS-team – echt waar!).

Ontwikkeld in samenwerking met je team, zorgt het driver diagram ervoor dat de verbeteracties een duidelijke link hebben met de doelstelling die je wil behalen. Driver diagrams zijn dynamisch en kunnen gedurende het project evolueren  

Benieuwd hoe je zo’n diagram opstelt? Raadpleeg de praktische fiche en ontdek stap voor stap hoe je ermee aan de slag gaat.  

Twijfels? Vragen? Hulp nodig? Geen zorgen – wij staan klaar om je te ondersteunen bij het uitwerken van je driver diagram.

Deze tool is niet onbekend voor voor wie geregeld projecten aanstuurt of coördineert. Het Gantt-diagram is een projectmanagementtool

die een grafische voorstelling geeft van alle taken die bij een project komen kijken, van begin tot eind.

Met andere woorden, de tool helpt om de volgende vragen te beantwoorden: Wie doet wat? Wanneer? En voor welke duur?  

Naast de praktische fiche bieden wij ook een template in Excel-formaat aan (ontdek deze hieronder) om je gedetailleerde Gantt-actieplan op te stellen. Er zijn ook andere software en tools beschikbaar. Gebruik wat het beste bij je manier van werken past.

Hoe weet je of de verbeteracties die je doorvoert daadwerkelijk leiden tot verbetering? Om daarachter te komen, moet je indicatoren bepalen. Meten maakt het immers mogelijk om het effect van je acties op het doel dat je wilt bereiken, zichtbaar te maken.

Welke indicator moet je kiezen? Hoe definieer je hem correct? En vooral, vergeet de gegevensverzamelingsstrategie niet. Stel jezelf de juiste vragen: Moet ik een volledig nieuw meetprotocol opstellen? Moet ik samenwerken met de IT-dienst? Moet ik het bestaande protocol aanpassen zodat de indicator aansluit bij je doelstelling? Duik in de wereld van kwaliteitsindicatoren voor continue verbetering dankzij de praktische fiche die dit allemaal uitlegt.

We bieden je daarnaast ook een video met uitleg over de verschillende types kwaliteitsindicatoren voor continue verbetering – te bekijken via deze link.​

Zijn je resultaat-, proces- en balansindicatoren gedefinieerd? Perfect! Dan is het tijd om je gegevens in een run chart in te voeren. Continue verbetering betekent verandering in gang zetten. Het over tijd registreren van je gegevens is cruciaal, omdat het je toelaat om objectief te evalueren welke impact de verbeteracties hebben die je binnen je verbeterprojecten test. En wie is je beste bondgenoot daarbij? De run chart.

Het invullen van een run chart is niet moeilijk dankzij de Excel-template die het PAQS ter beschikking stelt (hieronder te vinden). De interpretatie daarentegen is minder vanzelfsprekend. Deze laatste praktische fiche herinnert je aan de vier regels die je moet hanteren en legt uit wat een run chart is, waarom je het gebruikt en hoe je het correct interpreteert. We bieden je ook tweeinformatieve video's aan:

• De eerste video toont je stap voor stap hoe je de run chart Excel-template van het PAQS invult:   Bekijk de video
• De tweede video toont je hoe je de vier regels van de run chart moet interpreteren in je grafieken:  Bekijk de video

Uiteraard staan we steeds voor je klaar om je te helpen bij een correcte interpretatie van je run charts.