Identitovigilance

Trois aspects sont abordés dans ce point :

Vérification de l'identité par le bénéficiaire

Le partenariat patient est un pilier essentiel dans l’amélioration de la sécurité des soins, et son intégration dans le cadre de l'identitovigilance est primordiale. Sensibiliser les patients à participer activement à la vérification de leur identité (bracelet, porte de chambre, documents administratifs, etc.) non seulement renforce leur engagement dans leur propre parcours de soins, mais contribue également à la réduction des erreurs médicales et surtout de mieux comprendre l'importance de la rigueur dans les processus hospitaliers.

En associant les patients à la vérification de leur identité à chaque étape clé (par exemple, avant un acte chirurgical ou une transfusion), on diminue significativement ces risques. De nombreuses agences d'accréditation (comme la Joint Commission International, HAS en France) ont intégré la participation active du patient dans leurs normes. Ces organismes reconnaissent qu’un patient averti et impliqué est un allié puissant dans la prévention des erreurs.

Cela nécessite la mise à jour des procédures. En effet, il faut intégrer cette approche dans les procédures d'admission, de soins et de sortie. Faire en sorte que, par exemple, lors de l’enregistrement administratif, on demande systématiquement au patient de vérifier ses informations.

De plus, en impliquant les patients dans la vérification de leur identité, on allège la charge cognitive sur les soignants, qui sont déjà soumis à un grand nombre de vérifications. Cela peut diminuer les erreurs liées à la surcharge ou à la fatigue du personnel, tout en restant conforme aux protocoles. Instituer la participation des patients nécessite une formation du personnel pour que celui-ci encourage et facilite ce processus.

Des outils pédagogiques (affiches, brochures) peuvent être mis à disposition pour expliquer aux patients l’importance de vérifier régulièrement leur identité et les étapes à suivre (par exemple, vérifier leur nom et date de naissance sur le bracelet ou avant un acte de soins).

Cela va également de pair avec la création de mécanismes pour que les patients puissent signaler des erreurs d’identification ou des incohérences, et ainsi contribuer activement à l'amélioration du système.

Ressource :

Le document repris ci-dessus vous propose un exemple de contenu pour patient.

Formulation de question ouverte au bénéficiaire

Poser une question ouverte pour vérifier l'identité du patient, comme « Pouvez-vous me dire votre nom et votre date de naissance ? », est une pratique essentielle en identitovigilance, car elle permet de confirmer l’identité du patient de manière active et réduit significativement les risques d'erreurs. Comparée à la question fermée « Êtes-vous Monsieur Dupont ? », cette approche offre plusieurs avantages :

1. Réduction des erreurs d’identification : Une question fermée peut entraîner des réponses automatiques ou confuses. En demandant au patient de fournir activement son nom et sa date de naissance, on obtient une confirmation plus fiable, limitant ainsi les risques de confusion.
2. Implication du patient : Une réponse active responsabilise le patient et l’alerte sur l’importance de l’identification, créant un double contrôle bénéfique pour la sécurité.
3. Prévention des homonymies : Avec une question ouverte, on peut vérifier plusieurs identifiants à la fois (nom et date de naissance), ce qui est crucial pour éviter les erreurs dans des cas d’homonymie.
4. Renforcement de la culture de sécurité : Poser des questions ouvertes montre l'engagement de l'hôpital envers la sécurité et prévient les quasi-accidents avant qu’ils ne deviennent des incidents graves.

En somme, les questions ouvertes aident à garantir une identification plus précise et participent à une prise en charge sécurisée et proactive des patients.

Actions de sensibilisation/implication des patients

Pour sensibiliser à l'identitovigilance de manière innovante, voici quelques idées de campagnes.

1. Ateliers Informels « Café Santé » : Organiser des ateliers mensuels ou bimensuels dans un cadre informel (comme une cafétéria ou un espace d'accueil) où les patients peuvent poser des questions et en apprendre plus sur les pratiques d'identification sécurisée.
2. Cartes de « Champion de la Sécurité » : Distribuer des cartes à collectionner aux patients et visiteurs, qui expliquent différentes facettes de l'identitovigilance (par exemple : l'importance de répéter son nom et sa date de naissance). Les patients ayant toutes les cartes peuvent recevoir une petite récompense.
3. Vidéos de Sensibilisation Diffusées dans les Salles d'Attente : Créer des vidéos courtes et dynamiques diffusées dans les salles d’attente, mettant en scène des scénarios d’identification et des conseils pour les patients. Ces vidéos peuvent inclure des visages familiers comme des membres du personnel.
4. Loterie de Sécurité : Les patients qui signalent une erreur d’identification potentielle ou qui participent activement aux vérifications d’identité peuvent recevoir un ticket de loterie. Un tirage mensuel avec des petits lots récompense les gagnants.
5. Ateliers Parents-Enfants sur la Sécurité : Pour les services pédiatriques, organiser des ateliers ludiques où les enfants et leurs parents peuvent apprendre ensemble pourquoi il est important de vérifier leur identité. Cela pourrait inclure des activités manuelles, des jeux de mémoire, ou des mini-théâtres de marionnettes.

Exemple de vidéo sur l’identification des patients du SPF Santé publique : https://youtu.be/Jt-aIIkEhw4

Références bibliographiques :

o   Weingart SN, Zhu J, Chiappetta L, Stuver SO, Schneider EC, Epstein AM, et al. Hospitalized patients' participation and its impact on quality of care and patient safety. Int J Qual Health Care. 2011;23(3):269-77. doi:10.1093/intqhc/mzr002.

o   Koutantji M, Davis R, Vincent C, Pike TW. Patients' attitudes towards patient involvement in safety interventions: Results of a national survey. Qual Saf Health Care. 2005;14(2):134-7. doi:10.1136/qshc.2004.012955.

Toute personne amenée directement ou indirectement à intervenir dans le parcours de soins du patient et/ou au travers des processus supports doit veiller à ce que le patient soit identifié à tout instant.

• Consiste en une procédure de vérification de l’identité du patient avant tout acte de soins, ceci dans un souci évident de sécurité du patient, afin de garantir que tout acte de soins soit délivré au bon patient
• Concerne l’utilisation de l’identité durant le parcours de soins
• Personnel médical, infirmier, paramédical et de soins
• Personnel d’imagerie, d’explorations fonctionnelles
• Personnel de laboratoire, de pharmacie
• Brancardiers, ambulanciers, etc. Pour transports/transferts
• Personnel utilisateur d’une application informatique nécessitant de chercher et/ou choisir un patient parmi une liste de patients (agents d’accueil administratifs, secrétaires médicales, services médicotechniques, informatique, services de soins, circuit du médicament, service repas, etc.)
• Travailleurs sociaux
• Personnel de la morgue
• Personnel bénévole.

Le contrôle d’identité est à faire de façon systématique avant tout acte de soins et également :

• Avant tout acte à risque : pouvant générer des dommages au patient (ex. : chimiothérapie, transfusion sanguine, intervention chirurgicale, etc.)
• Chez les patients à risque : incapables de décliner leur identité (nouveau-nés, patients avec troubles cognitifs, barrière de la langue, patient décédé, etc.)
• Lors de situations à risque : transferts de patients, prise en charge en urgence, rotation rapide des personnels, prise en charge par des personnes extérieures au service (ex. Intérimaires), changements d’équipes matin/soir/nuit, diminution des durées de séjour, quartier opératoire, naissances multiples, etc.

Ressource :

Le document repris ci-dessus liste les situations et actes possibles

Double check de l'identité du bénéficiaire

La double vérification de l'identité permet de s'assurer que les soins prodigués (médication, interventions chirurgicales, examens, etc.) sont effectués sur le bon patient. Cela diminue les risques d’erreurs graves comme l'administration de mauvais traitements ou la réalisation d'une procédure sur la mauvaise personne.

Voici comment procéder concrètement à la double vérification de l’identité des patients, selon les bonnes pratiques :

Ce point aborde les différents outils d'identification des patients : 

Outils d'identification des patients

Les traits stricts d’identité (date de naissance, nom de famille, prénom(s) du patient) doivent figurer sur l’ensemble des documents édités. Des règles doivent être définies et décrites dans une procédure afin d’être appliquées à la création de chaque nouveau document.

Un des éléments de sécurisation est d’instaurer le port systématique d’un bracelet d’identification pour tous les patients de l’admission à la sortie.

Ressource :

Dans le document ci-dessus, un aperçu de types de bracelets qui existent sur le marché.

Voici des règles générales à inclure dans la procédure :

• Il est recommandé d’utiliser une structure standardisée de ces informations sur les différents supports, les jeux de police de caractères peuvent permettre d’établir une distinction visuelle rapide. Par exemple : le Nom en gras et/ou en majuscules accentuées, le Prénom en minuscules, ce qui permet une distinction claire entre ces deux identifiants.
• Les données reprises sur le bracelet comportent au minimum les traits stricts du patient, avec l’écriture vers le bas, lisible par le soignant
• Les catégories de personnes et les secteurs de soins concernés
• L’édition et la pose du bracelet se font au plus proche de l’admission du patient. Celles-ci nécessitent une vérification des données du patient en collaboration avec celui-ci, en lui demandant de dire et répéter son nom, prénom et date de naissance s’il en est capable. Si cela est impossible, ces données sont vérifiées auprès d'un accompagnant ou à l'aide d'un document d'identité avec photo. Les deux opérations – vérification des données d’identité et pose du bracelet peuvent se passer simultanément dans le bureau des admissions. Lorsque la pose au poignet n’est pas possible, d’autres endroits de pose sont à déterminer au préalable
• Le bracelet est généralement placé au poignet du patient, en respectant les perfusions (à gauche pour les droitier et vice versa), mais dans certaines situations il peut être mis à sa cheville ; par exemple chez les bébés, les patients avec troubles cognitifs et qui arrachent régulièrement leur bracelet, les patients en soins intensifs dont les bras sont porteurs de cathéters et appareillages multiples, etc.
• Une vérification simultanée de l’identité du patient, des données reprises sur le bracelet ainsi que les données du dossier doit être effectuée avant toute prise en charge, en particulier pour les soins et les transferts. Il est recommandé de demander au patient d’énoncer ses données de façon spontanée (questions ouvertes) pour limiter également les risques d’usurpation de pièces d’identité
• Pour certains actes et situations à risque élevé, une vérification de l’identité par deux personnes est recommandée à différents moments du parcours de soins ;
• Un remplacement de bracelet se réalise immédiatement en cas de :
• • Retrait, arrachage par le patient
  • Retrait par un soignant (gêne pour poser une voie veineuse)
  • Souillure ou altération le rendant illisible
  • Modification ou correction de l’identité dans le système informatique hospitalier.
• Les modalités de non-retrait :
• • Le patient conserve son bracelet jusqu’après sa sortie de l’institution ;
  • Le patient décédé conserve son bracelet.

Quoi qu’il en soit, ceux-ci doivent être :

• Inamovibles
• Résistants à l’humidité
• Et, de préférence, de couleur blanche. L’utilisation de couleurs de bracelet pour identifier des patients à risques ou des pathologies est à proscrire.

Les systèmes de scanning de code-barres (cybertrack, bedscanning, etc.) et de nouvelles technologies viennent renforcer la sécurité liée à l’identification du patient. Par exemple la biométrie (empreintes digitales, les traits du visage, la morphologie de l'iris, etc.), les micropuces Radio Frequency Identification Device (RFID) implantables. Malgré ces outils, une vérification de l’identité du patient par une question ouverte s’avère nécessaire.

Dans une maison de repos et de soins ou un établissement où les séjours sont plus longs, garantir la bonne identification des résidents sans recourir au bracelet peut se faire efficacement en combinant plusieurs méthodes : mise à jour régulière des dossiers avec photo, utilisation d’objets étiquetés, familiarisation des soignants avec les résidents, et recours à des outils numériques lorsque cela est possible. L’objectif est de trouver un équilibre entre la sécurité des résidents et le respect de leur confort et de leur dignité. Voici quelques idées d’outils d’identification :

• Fiche d'identification avec photo intégrée dans le dossier médical ou administratif
• Les chambres des résidents peuvent être équipées de plaquettes d’identification avec leur nom et photo à l’entrée, pour permettre une identification visuelle rapide sans compromettre la confidentialité excessive.
• Photos de référence dans les postes de soins : Des tableaux avec photos et informations importantes peuvent être placés dans les zones non publiques, comme les postes de soins, pour aider le personnel à identifier les résidents.
• Tablettes numériques : Utiliser des tablettes ou des dispositifs portables qui permettent au personnel de visualiser les informations complètes des résidents avec leur photo, en scannant un code-barres ou un QR code présent sur les documents ou objets personnels.
• Utilisation du double-check : Avant chaque soin important, les équipes peuvent avoir un protocole de vérification croisée avec un collègue pour s’assurer de la bonne identification des résidents.

Procédure en mode dégradé

Une procédure permettant de fonctionner en cas d’interruption totale du système informatique (panne, arrêt pour maintenance) doit être définie.

La procédure de fonctionnement en mode dégradé doit préciser :

• Dans quel cas il faut l'utiliser
• Qui doit la déclencher
• Quels sont les documents à imprimer d'avance en cas d'arrêt prévu (maintenance)
• Quels sont les supports à utiliser (formulaires, étiquettes prénumérotées, etc.) pour noter les informations
• Comment enregistrer les données à la reprise du système
• Quelles vérifications doivent être faites

Autant que possible et dans les meilleurs délais, ce statut en mode « dégradé » doit être corrigé en statut définitif.

A chaque passage du patient, le premier geste administratif consiste à rechercher son identité dans le système informatique. Le risque de créer un doublon ou de produire une collision est très prévalant à cette étape.

Création procédure générale

Règes d’identification primaire

• Recherche d’identité d’un patient ou recherche d’antériorité : la recherche de l’antériorité d’un patient (patient déjà inscrit) se base sur les traits stricts de l’identité et est à réaliser dans l’ordre suivant : date de naissance, nom de famille (nom de naissance) puis le(s) prénom(s). Ces données sont à confirmer par une pièce d’identité officielle et valide.
• Toute impression des données du patient, que ce soit pour une étiquette ou un bracelet, est à vérifier en présence du patient avant utilisation.
• Dans le cas d’une retranscription manuelle des données, les règles d’écriture suivantes sont recommandées :
• • L’utilisation exclusive des majuscules ;
  • Les caractères autorisés sont : les 26 lettres de l’alphabet et les chiffres de 0 à 9 pour les dossiers anonymes.
  • Les caractères proscrits sont : les caractères diacritiques (lettres avec accents, trémas, cédilles, etc.), les apostrophes (ex. Elles sont remplacées par un caractère « espace » : D’URSEL est saisi D URSEL) et les tirets ainsi que les double-tirets pouvant apparaître sur les documents d’identité (ex. Des noms composés ou des prénoms composés et les apostrophes sont remplacés par un caractère « espace » : JEAN-LUC est saisi JEAN LUC), les astérisques et toute forme de ponctuation
  • Les abréviations ne sont pas autorisées : SAINT (ne doit pas être saisi ST), JEAN PAUL (ne doit pas être saisi J PAUL), AVENUE (ne doit pas être saisie AV)
  • Les noms dont la longueur dépasse la longueur de la zone de saisie (en fonction de l’espace prévu dans le logiciel utilisé) sont tronqués : ne pas saisir les derniers caractères qui sortent de la zone de saisie, ne pas recourir à des abréviations.
• Les étiquettes doivent être éditées à chaque admission avec vérification des informations, et relues par le patient. Seuls les agents qualifiés peuvent rééditer des étiquettes après vérification d'identité. Les étiquettes des séjours clos doivent être détruites pour éviter toute réutilisation et erreurs de facturation.

Règles d’identification secondaire

• Intégrer l’acte de vérification de l’identité comme première étape dans les processus de soins et le formaliser dans les documents, instructions, procédures et modes opératoires lors de leur rédaction ou révisions/mises à jour
• Vérifier l’identité du patient par une question ouverte : « quel est votre nom s’il vous plaît ? » et non pas « vous êtes bien m. Untel ? ». Si le nom vient d’être prononcé lors de l’appel du patient, lui demander par exemple : « Quelle est votre date de naissance ? »
• Même si un système de scanning pour l’identification du patient est instauré, la question ouverte signalée ci-dessus, s’applique également
• Mettre en place des outils facilitant l’identification et rédiger les procédures d’utilisation de ces outils
• Tracer dans le dossier la vérification de l’identité avant tout acte à risque
• Nommer le patient quand on parle de lui (et pas son numéro de chambre ou sa pathologie), par exemple lors de transfert de patients ou lors de la communication de résultats d’examens diagnostiques
• Vérifier la concordance entre le patient à soigner et l’identité reprise sur le dossier, les documents, les étiquettes, le bracelet, etc. Par deux personnes différentes ou de deux sources de données
• Repérer et signaler les non‐concordances éventuelles et les actions entreprises

Création procédures pour tous les cas spécifiques – voir document tout en haut de la section

La création d’une identité provisoire est recommandée pour les cas suivants :

• Enfant à la naissance ;
• Patient admis sans document d’identité (conscient ou pas)
• Patient sans-papiers/en situation illégale
• Patient dans l’impossibilité de s’identifier/inconnu
• Patient absent physiquement (p. Ex. Envoi d’un prélèvement biologique pour analyse au laboratoire)
• Anonymat

Ressource :

Le document repris ci-dessus vous permet de découvrir les recommandations pour des cas spécifiques.