Communication aux points de transition

Le coach joue un rôle clé dans l'assimilation des bonnes pratiques une fois la formation initiale dispensée. Comme il travaille dans les soins au quotidien, il est en mesure d'identifier les occasions d'amélioration les transmissions et le travail en équipe, et de stimuler la mise en œuvre des bonnes pratiques dans son service. De par son positionnement central, il assure le lien entre le terrain et l’équipe projet qu’il tient informée de l’implémentation du projet (succès et freins). Le coaching se distingue de la formation dans le sens qu'il représente une activité permanente, faisant le lien entre la formation et la pratique quotidienne en stimulant et en accompagnant l'appropriation.

Le coach peut soit être nommé par l’équipe de changement (ou en faire partie), soit se porter volontaire mais doit être un professionnel de santé (soignant ou médical) reconnu par ses collègues. Il est conseillé de choisir un collaborateur dynamique qui saura impliquer et motiver son service dans la démarche. Il doit faire en sorte que les collaborateurs connaissent, comprennent et adhèrent au projet. Ils donnent du sens au changement.

Plus spécifiquement, le coach peut être impliqué dans les activités suivantes :

• Présenter les méthodes et les outils dans son service
• Animer des moments de réflexion sur les occasions de les utiliser
• En fin d'intervention ou de journée, proposer quelques instants de réflexion sur les occasions où les bonnes pratiques auraient pu être utilisées et sur la façon dont cela aurait pu se faire
• Reconnaître l'utilisation de ces outils par ses collègues, les féliciter et les encourager
• Collaborer avec l'équipe de changement de son service pour faciliter leur mise en œuvre
• Motiver ses collègues en validant les réussites et en exprimant de l'enthousiasme
• Être à l'écoute de ses collègues, répondre à des questions ou à des demandes d'accompagnement
• Donner à ses collègues un retour (feedback) régulier
• Montrer l'exemple dans sa propre pratique, en matière d'utilisation des outils et de la méthode.

Conseils

Pour assurer une gestion efficace du projet, l'équipe de projet organise des sessions de feedback régulières avec les coaches/champions. Ces rencontres visent à écouter et soutenir ceux-ci, en discutant à la fois des succès obtenus et des difficultés rencontrées, telles que les éventuelles incompréhensions ou dérapages. Ce processus permet de corriger le tir et de veiller à une utilisation saine et optimale des outils à disposition.

Il est essentiel de former les collaborateurs de chaque service aux bonnes pratiques de transmission et de communication. Idéalement, tous les collaborateurs devraient bénéficier d'une formation complète. À minima, cette formation doit être assurée pour tous les cadres et les professionnels ayant une activité clinique. Une telle formation garantit que les informations cruciales sont transmises efficacement, améliorant ainsi la coordination et la qualité des soins.

Formation in situ

Une formation en mode présentiel aux approches et outils liés à la structuration des transmissions et de la communication interprofessionnelle est l’approche la plus connue dans nos institutions.

La durée de la formation doit être définie par l’institution mais à minima une demi-journée est conseillée. La formation peut comprendre les éléments suivants :

• Brève introduction au projet dans l’institution
• Introduction au thème des transmissions - Difficultés et solutions.
• L’outil de transmission utilisé dans l’institution – présentation – démonstration – exercices - simulation (cœur de l’atelier)

Il est recommandé de prévoir également une formation concentrée pour les collaborateurs n’ayant pas d’activité clinique. Ceci leur permet de comprendre ce dont parlent leurs collègues, et permet de faire entrer la qualité des transmissions dans les valeurs institutionnelles.

La PAQS propose également des formations sur le travail d’équipe et la communication structurée. N’hésitez pas à prendre contact avec nous à ce sujet (FORMATIONS | PAQS).

E-learning

Le module de e-learning est un instrument complémentaire à la formation en présentiel. Il vient renforcer les connaissances et compétences. Il peut également être utilisé pour former les nouveaux collaborateurs, entrés dans l’établissement après la fin des formations en présentiel.

Il est toutefois important de se rendre compte que la seule mise à disposition d’un module de e-learning ne suffit pas. Pour qu’un professionnel participe à un module de e-learning, il faut qu’il ait connaissance de ce module (communication de la formation aux professionnels), qu’il trouve un intérêt (argumentaire, promotion), que le temps soit mis à sa disposition (clarification que cela se fait sur le temps de travail), que l’infrastructure pour le suivre soit à sa disposition (accès à un poste dans un lieu tranquille, équipé de carte graphique, de son), qu’il y soit encouragé par sa hiérarchie (information des cadres et promotion par ceux-ci) et qu’une structure d’encadrement émette des rappels à ceux qui ne s’inscrivent pas (mécanismes incitatifs, suivi). L’équipe de projet organise ce processus, en s’appuyant sur les structures existantes dans l’établissement.

Retrouvez des exemples de e-learning disponibles en français :

• Des institutions belges ayant participé au projet - pilote TeamSTEPPS de la PAQS en 2018-2019 ont également déjà développé des e-learnings. Contactez laure.istas@paqs.be pour être mis en contact avec les personnes responsables en interne.
• E-learning HEC : https://www.healthcareexcellence.ca/fr/notre-action/tous-les-programmes/cours-sur-les-notions-essentielles-de-teamstepps-canada/ 
• E-learning CHUV : https://www.chuv.ch/fr/chuv-home/formation/offre-de-formation/offre-de-formation-detail/formation/teamstepps-e-learning-communication-structuree 

Organisation de séances de rattrapage annuel ou de séances d’exercices tous les trois mois

Mettre en place des séances de rattrapage annuel présente de nombreux avantages pour les professionnels de la santé :

• Mise à jour des compétences : Les séances de rattrapage permettent aux professionnels de s’assurer que leurs compétences restent à jour.
• Révision et renforcement des connaissances : Ces séances offrent l'opportunité de revoir et de consolider les connaissances acquises surtout par rapport à l’utilisation de l’outil de transmission.
• Amélioration de la confiance et de la performance : En pratiquant régulièrement, les professionnels renforcent leur confiance et leur compétence dans leurs tâches quotidiennes, ce qui se traduit par une meilleure performance globale.
• Identification et correction des lacunes : Les sessions de rattrapage permettent d'identifier les lacunes dans les connaissances ou les compétences des professionnels et de les corriger avant qu'elles n'affectent les soins aux patients.
• Renforcement de la collaboration et de la communication : En participant à ces séances, les professionnels peuvent partager leurs expériences et leurs défis, ce qui favorise un meilleur travail d'équipe et une communication plus fluide au sein des services

Organisation d'ateliers de simulation

En plus de formations « classiques », la simulation peut offrir un environnement sécurisé et contrôlé pour pratiquer les compétences individuelles de communication et prendre des décisions avec certitude.

1. Pratiquer le travail en équipe en simulation
1. Attribuer une tâche avec un objectif précis.
2. Apprenant motivé pour s’améliorer.
3. Fournir un feedback : self feedback, feedback du formateur, du simulateur, des membres de l’équipe, etc.
4. Former avec la possibilité de pouvoir recommencer, suivre son niveau d’amélioration.
2. Collaboration au sein du groupe d’apprenants
1. Safe environment.
2. Collégialité/ pas de stress vis-à-vis de la sécurité du patient.
3. Volonté d’améliorer son "positionnement" dans l’équipe

Références bibliographiques :

o   Saleem M, Khan Z. Healthcare Simulation: An effective way of learning in health care. Pak J Med Sci. 2023 Jul-Aug;39(4):1185-1190. doi: 10.12669/pjms.39.4.7145. PMID: 37492303; PMCID: PMC10364267.

o   Lundberg PW, Korndorffer JR. Using simulation to improve systems. Surg Clin North Am. 2015;95(4). doi: 10.1016/j.suc.2015.04.007.