Identitovigilance

Pour les corrections d’identité, toutes les procédures mentionnées ci-après doivent impérativement intégrer le retour d’information vers tous les services concernés par ces modifications, en particulier les archives, et vers les gestionnaires des logiciels périphériques (transfusion, circuit du médicament, archives, imagerie, laboratoire, chimiothérapie, greffe, etc.) afin qu’ils puissent répercuter ces actions. Cette étape est primordiale car la capacité de diffuser les corrections est un élément essentiel de la qualité globale de l'identification des patients.

Gestion des doublons d'identité

Un doublon dans le système informatique se définit comme un deuxième dossier pour un même patient. Il peut même exister plus de deux dossiers différents pour un patient.

• Les doublons parfaits présentent exactement les mêmes identifiants pour les traits d’état civil : nom de famille (nom de naissance), prénom(s) et date de naissance.
• Les doublons approchants présentent un ou plusieurs items légèrement différents parmi ces traits. Les doublons approchants sont les plus nombreux.
• Les homonymes, c’est-à-dire plusieurs personnes ayant des traits stricts identiques ou approchants, ne doivent pas être considérés en tant que doublon. Une alerte peut être utilisée dans le système informatique pour signaler une homonymie.

Les doublons sont liés à des erreurs de saisie à l’admission :

• Par une mauvaise frappe des caractères et/ou chiffres lors de l’identification primaire ;
• Par l’existence préalable d’erreurs sur le document utilisé comme source d’identité ;
• Par la création d’un nouveau dossier par manque de recherche de dossier antérieur

La procédure de correction des doublons consiste à fusionner les dossiers pour obtenir un dossier unique et à assurer la traçabilité des corrections. L’autorisation de fusionner des dossiers doit être réservée à du personnel formé et ayant une autorisation. L’analyse approfondie des dossiers à fusionner est fondamentale pour éviter des fusions malencontreuses et des pertes d’informations. Concrètement, il s’agit de :

• Repérer le dossier le plus fiable selon les règles déterminées
• Contrôler les données d’identité et médicales des dossiers : traits stricts, numéro de registre national, et autres informations nécessaires dont l’affiliation mutuelle
• Analyser les chronologies des dossiers (qui l’a créé, quand, quel service l’utilise)
• En cas de doute, vérifier la concordance avec le médecin en charge du patient, le patient ou sa famille.

Gestion des collisions

La collision se définit comme la présence de données médicales et/ou administratives de patients différents dans un seul dossier. Les collisions peuvent être générées de plusieurs façons :

• La sélection trop rapide d’un dossier sans avoir vérifié les traits stricts d’identification
• La modification d’un trait strict d’identification dans le dossier sélectionné considéré à tort comme un doublon, pour le faire correspondre au patient présent
• La fusion inappropriée de deux dossiers
• L’usurpation de l’identité d’un patient par une autre personne

Les collisions sont repérées en cours de prise en charge par la discordance de données administratives ou médicales comme des résultats de biologie, de groupe sanguin, d’imagerie ou lors de l’anamnèse et de l’examen clinique.

L’usurpation d’identité engendre comme effet une collision. Dans certains cas, une procédure particulière peut être rédigée. La prévalence des situations d’usurpation est en augmentation, une vigilance toute particulière est à prendre en considération.

La procédure de correction des collisions consiste à séparer les données médicales et/ou administratives reprises dans un même dossier pour des patients différents afin de recréer un dossier unique pour chaque patient. La traçabilité des corrections doit être assurée. L’autorisation de défusionner des dossiers doit être réservée à du personnel formé et ayant une autorisation et ce sous responsabilité médicale. L’analyse approfondie des dossiers à défusionner est fondamentale pour éviter des pertes d’informations et d’éventuelles erreurs médicales. Concrètement, il s’agit de :

• Analyser le contenu du dossier administratif et du dossier médical, tant informatique que papier, avec l’aide du médecin, et du gestionnaire des archives médicales, pour séparer les éléments appartenant à chacun des patients ;
• Transférer les données soit dans un nouveau dossier, soit dans un dossier préexistant, après vérification de tous les éléments d’identité ;
• Éventuellement contacter les patients en respectant le secret professionnel.

Gestion de l'usurpation de l'identité

L'usurpation d'identité par un patient, souvent pour bénéficier de la couverture sociale d'une autre personne, présente de graves risques de santé pour l'usurpateur et le titulaire des droits, en raison du mélange d'informations médicales. En cas de suspicion, le personnel d'admission peut vérifier verbalement les informations du patient. Si une usurpation est détectée, il est conseillé de sensibiliser le patient aux risques pour sa santé et aux poursuites légales, et de faire appel à une assistante sociale pour aider à régulariser sa couverture sociale.

Une erreur d’identité peut en effet être dépistée :

• Dans le cadre de l’identification primaire, par exemple lors des procédures administratives d’admissions
• Au niveau de l’identification secondaire, par exemple lors d’un soin
• Ou encore par le patient lui-même.

Fiche d'erreur de signalement

Le processus de signalement et de traitement des erreurs d'identité doit être clairement défini. Chaque membre d'un établissement de santé doit signaler toute erreur d'identité aux responsables désignés. Les corrections d'identité doivent être basées sur des documents écrits (pièce d'identité, fiche de signalement), évitant les corrections par téléphone.

Une fiche de signalement, rappelant les détails de l'identité et les corrections, est utilisée pour suivre les erreurs. Le Comité d’identitovigilance détermine le modèle de fiche de notification d’erreur ou d’anomalie. Elle peut mentionner le type d’évènement rencontré tels que le doublon (le plus fréquent), la collision (le plus difficile à détecter) et l’usurpation d’identité.

Ressource :

Le document repris ci-dessus est un exemple de fiche de signalement spécifique pour une erreur d’identification.

La décision de modifier l'identité immédiatement ou à la sortie du patient appartient à chaque institution. Des corrections urgentes peuvent être nécessaires avant des actes critiques, comme une transfusion sanguine.

Après modification dans le système d'information hospitalier, de nouvelles étiquettes et fiches doivent être rééditées, et les anciennes étiquettes éliminées. La traçabilité des changements doit être assurée sur les dossiers papier et informatique, notamment pour les rétablissements d'identité en cas d'identité inconnue à l'arrivée.