Identitovigilance

Ce point aborde 2 aspects de l'accompagnement sur le terrain :

Référents identitovigilance

Les référents identitovigilance jouent un rôle central dans la réduction des risques liés aux erreurs d'identité des patients. Leur présence sur le terrain est une véritable plus-value qui renforce la sécurité des patients, soutient les équipes soignantes, et contribue à l'amélioration continue de la qualité des soins :

• Proximité et réactivité : Avoir des référents identitovigilance au sein des services permet d’avoir des relais de sécurité directement sur le terrain. Ils sont plus proches des patients et des équipes, ce qui facilite une identification rapide des problèmes et une réponse immédiate.
• Renforcement de la culture de sécurité : La présence de référents dans les services aide à renforcer une culture de la sécurité, car ils agissent comme des modèles et rappellent continuellement l'importance de l'identitovigilance. Cela encourage les équipes à adopter des comportements sécuritaires et à être plus vigilants.
• Personnalisation des actions : Les référents connaissent les spécificités de leur service, ce qui leur permet d'adapter les actions de sensibilisation et de formation aux besoins et défis particuliers de leur unité. Cela rend les pratiques d'identitovigilance plus efficaces et adaptées aux réalités du terrain.
• Soutien continu aux équipes : Les référents offrent un soutien direct aux équipes en matière de gestion de l'identité des patients, en répondant à leurs questions et en leur fournissant des conseils. Leur présence rassure le personnel et les aide à être plus confiants dans l’application des protocoles d'identitovigilance.

Campagnes de sensibilisation

Les campagnes de sensibilisation basées sur des interactions directes, des activités ludiques et des outils numériques permettent non seulement de rendre l’identitovigilance plus accessible, mais aussi d’encourager une culture de sécurité partagée. En ciblant à la fois le personnel et les patients avec des approches variées, le référent identitovigilance peut établir une sensibilisation durable et proactive, qui contribuera à réduire les risques d’erreurs d'identification. Voici quelques idées innovantes pour sensibiliser les membres du personnel. (Pour des idées visant à sensibiliser les patients voir point 2.4 Implication des patients)

1. Ateliers de Simulation en Réalité Virtuelle (VR) : Organiser des séances de formation immersives en utilisant la réalité virtuelle. Ces ateliers simulent des scénarios d'erreurs d'identification et de leurs conséquences pour le patient et le personnel.
2. Jeux de Rôles Interactifs : Proposer des jeux de rôles où le personnel joue différents rôles (patient, soignant, administration) pour reconstituer des situations d’identitovigilance. Ces sessions peuvent inclure des défis ou des « énigmes » basées sur des scénarios réels
3. Challenge « Zéro Erreur » : Lancer un défi sur une période donnée (semaine, mois) où chaque service essaie de maintenir un score « zéro erreur d'identification ». Chaque erreur évitée et bonne pratique est récompensée par des points. Le service gagnant reçoit une récompense.
4. Webinaires et Vidéos Témoignages : Organiser des webinaires avec des experts en identitovigilance et diffuser des vidéos avec des témoignages d’autres établissements ou de professionnels ayant vécu des incidents. Ces témoignages peuvent aussi inclure des retours d’expérience de patients affectés par des erreurs d’identification.
5. Quiz Mensuel avec Récompenses : Proposer un quiz mensuel en ligne avec des questions sur les protocoles d'identitovigilance. Les participants ayant les meilleures notes ou ayant répondu correctement à toutes les questions peuvent gagner des petites récompenses.

Références bibliographiques :

o   eSanté Bretagne. Identitovigilance [Internet]. 2021 [cité le 4 octobre 2024]. Disponible sur : https://www.esante-bretagne.fr/wp-content/uploads/2021/10/Identitovigilance.png.webp

L’identitovigilance repose sur la participation de tous les acteurs de la prise en soins d’un bénéficiaire : chacun, dans sa fonction, est susceptible de repérer ou de commettre une erreur d’identification. Une sensibilisation et une formation du personnel sont essentielles à l’efficacité de la mise en place de l’identitovigilance. En fonction des tâches et objectifs, des formations ciblées sont organisées pour les personnes impliquées dans l’identification primaire et/ou secondaire. Idéalement, tous les collaborateurs devraient bénéficier d'une formation complète. À minima, cette formation doit être assurée pour tous les cadres et les professionnels ayant une activité clinique et œuvrant à l’enregistrement de patients. Une telle formation garantit que les informations cruciales sont transmises efficacement, améliorant ainsi l’identification correcte de patients.

Formation in situ

Une formation en mode présentiel aux approches et outils liés à l’identitovigilance est l’approche la plus connue dans nos institutions.

La durée de la formation doit être définie par l’institution mais à minima une demi-journée est conseillée. Les messages clés à transmettre à l’ensemble du personnel, quelles que soient leurs tâches et objectifs, portent sur les points suivants :

• Brève introduction au projet dans l’institution
• Objectifs et enjeux de l’identito-vigilance en les illustrant par des exemples concrets et des incidents et presque incidents survenus dans l’institution
• Mise en application de l’identito-vigilance :
• • Définition des risques : patients, actes et situations ;
  • Présentation des procédures :
  • • Vérification de l’identité d’un patient en posant une question ouverte
    • Identification du patient sur base des traits stricts
    • Vérification de la conformité des données utilisées
    • Notification d’évènements indésirables
    • Présentation de cas pratiques en fonction des catégories de personnel.
• Communication et collaboration avec le patient : réponses aux questions fréquentes des patients et à leurs préoccupations.

Il est recommandé de prévoir également une formation différente pour du personnel avec une activité clinique versus administratif. Ceci leur permet de comprendre les processus qui les concernent.

• Personnel autorisé à créer une identité sur le logiciel informatique de gestion des identités : une formation plus approfondie concernant les risques liés à une création erronée et les règles de recueil de ces informations.
• Personnel autorisé à corriger une identité sur le logiciel informatique de gestion des identités : en plus de la formation approfondie dispensée au personnel autorisé à créer une identité, le personnel autorisé à corriger l’identité reçoit également une formation concernant les modalités pratiques de ces corrections.
• Personnel visualisant et utilisant les identités des patients, sans accès à la fonction de création/correction du logiciel maître de gestion des identités de l’établissement : une formation spécifique à l’identito-vigilance en lien avec les logiciels informatiques utilisés.

Conseil

Pour toutes les personnes amenées directement ou indirectement à intervenir dans le parcours de soins du patient et/ou au travers des processus supports par rapport à l’identification secondaire, l’accent sera particulièrement mis sur les actes, les patients et les situations à risque, l’importance de traquer et de signaler les discordances et l’importance de vérifier correctement l’identité des patients.

e-learning

Le module de e-learning est un instrument complémentaire à la formation en présentiel. Il vient renforcer les connaissances et compétences. Il peut également être utilisé pour former les nouveaux collaborateurs, entrés dans l’établissement après la fin des formations en présentiel.

Il est toutefois important de se rendre compte que la seule mise à disposition d’un module de e-learning ne suffit pas. Pour qu’un professionnel participe à un module de e-learning, il faut qu’il ait connaissance de ce module (communication de la formation aux professionnels), qu’il trouve un intérêt (argumentaire, promotion), que le temps soit mis à sa disposition (clarification que cela se fait sur le temps de travail), que l’infrastructure pour le suivre soit à sa disposition (accès à un poste dans un lieu tranquille, équipé de carte graphique, de son), qu’il y soit encouragé par sa hiérarchie (information des cadres et promotion par ceux-ci) et qu’une structure d’encadrement émette des rappels à ceux qui ne s’inscrivent pas (mécanismes incitatifs, suivi). L’équipe de projet organise ce processus, en s’appuyant sur les structures existantes dans l’établissement.

Retrouvez des exemples de e-learning disponibles en français :

• E-learning de Qualirel : https://www.qualirelsante.com/publications-outils/jeu-denquete-santescape-il-etait-une-fois-lidentitovigilance/
• E-learning Safe Academy Team : https://www.prevention-medicale.org/formations-outils-et-methodes/formations/l-enseignement-universitaire-en-gestion-des-risques/elearning-identitovigilance
• E-learning Focus Qualité : https://www.focusqualite.fr/thema-foq-3-1/

Chambre des erreurs

La chambre des erreurs pour sensibiliser le personnel à l'identitovigilance est un type de simulation qui permet aux participants de repérer des erreurs potentielles et de mieux comprendre les bonnes pratiques d’identification des patients. Voici un exemple de scénario :

Contexte :

• Deux patients sont dans la même chambre : Monsieur Dupont et Monsieur Durand, qui ont des noms similaires.
• Le soignant arrive avec deux perfusions distinctes, mais sans vérifier attentivement les identités.

Étapes :

• Erreur : Le soignant demande « Monsieur Dupont ? » et administre une perfusion à celui qui répond sans vérifier plus loin. Il ne vérifie pas le bracelet ni ne pose de question ouverte (nom et date de naissance).
• Solution correcte : Le soignant devrait demander à chaque patient de décliner son nom complet et sa date de naissance, puis vérifier les bracelets d'identité et les perfusions correspondantes.
• Débriefing : Les participants discutent des erreurs et des bonnes pratiques : utiliser des questions ouvertes, vérifier les bracelets, et toujours confirmer avec les informations du dossier.

Ressource additionnelle (en fin de page) :

Guide pour créer une chambre des erreurs sur l’identitovigilance de Omédit Bretagne

Simulation

La simulation dans la formation des professionnels de la santé offre plusieurs avantages qui en font un outil puissant pour renforcer les compétences et améliorer la sécurité des soins. Voici les principales plus-values de la simulation :

1. Apprentissage Pratique : La simulation permet aux soignants de pratiquer et de perfectionner des compétences dans un environnement sans risque pour les patients, augmentant leur confiance et leur maîtrise. 
2. Réactivité aux Risques : En reproduisant des situations à risque, la simulation aide à développer l'analyse rapide et la prise de décision sous pression, essentiel pour prévenir les erreurs.
3. Compétences Non Techniques : Les exercices renforcent la communication, la collaboration et la gestion du stress, améliorant ainsi la cohésion d'équipe et la qualité des soins.
4. Culture de Sécurité : En mettant l'accent sur les protocoles de sécurité, comme l’identitovigilance, la simulation sensibilise et ancre les bonnes pratiques de prévention des erreurs.
5. Feedback Immédiat : Les débriefings offrent un retour rapide sur les performances, permettant de corriger les erreurs et d'améliorer les pratiques cliniques.
6. Préparation aux Scénarios Rares : Elle permet de se préparer à des situations critiques, rarement rencontrées mais exigeant une réponse immédiate, ce qui améliore la sécurité des patients.